Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist einer der ersten wichtigen Schritte in die Selbstständigkeit. Wer eine freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit aufnimmt, muss dem Finanzamt mitteilen, welche Tätigkeit ausgeübt wird, wann diese beginnt und welche Umsätze und Gewinne voraussichtlich entstehen. Auf Grundlage dieser Angaben vergibt das Finanzamt eine Steuernummer und prüft, welche steuerlichen Pflichten entstehen. Deshalb sollte der Fragebogen sorgfältig, vollständig und rechtzeitig über Mein ELSTER ausgefüllt werden.
Viele sagen dazu auch Steuererfassungsbogen, aber der offizielle Name lautet Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Mit diesem Fragebogen meldest du deine neue Tätigkeit beim Finanzamt an. Das gilt zum Beispiel für:
- Freiberufler
- Gewerbetreibende
- Einzelunternehmer
- Gründer einer GbR
- Gründer einer UG oder GmbH
- nebenberuflich Selbstständige
- Dozenten, Berater, Coaches oder Online-Dienstleister
ELSTER stellt dafür eigene Formulare bereit, zum Beispiel für die Aufnahme einer gewerblichen, selbstständigen/freiberuflichen oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit.
Wofür braucht das Finanzamt diese Angaben?
Das Finanzamt nutzt den Fragebogen, um dich steuerlich richtig einzuordnen. Es prüft zum Beispiel:
Welche Tätigkeit übst du aus?
Zum Beispiel: Dozententätigkeit, Beratung, Handel, Online-Dienstleistung oder Handwerk.
Wann beginnt deine Selbstständigkeit?
Das Startdatum ist wichtig, weil ab diesem Zeitpunkt steuerliche Pflichten entstehen können.
Wie hoch sind deine voraussichtlichen Umsätze und Gewinne?
Das Finanzamt möchte einschätzen, ob Einkommensteuer-Vorauszahlungen festgesetzt werden müssen.
Fällt Umsatzsteuer an?
Du musst angeben, ob du Umsatzsteuer ausweist oder ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest.
Brauchst du eine neue Steuernummer?
Nach Prüfung des Fragebogens kann das Finanzamt dir eine Steuernummer für deine selbstständige Tätigkeit erteilen. Die elektronische Übermittlung über Mein ELSTER dient unter anderem auch der Erteilung einer Steuernummer.
Warum ist der Fragebogen so wichtig?
Ohne diesen Fragebogen kann das Finanzamt deine Selbstständigkeit nicht richtig erfassen. Das kann später zu Problemen führen, zum Beispiel bei Rechnungen, Steuererklärungen, Umsatzsteuer oder Vorauszahlungen.
Besonders wichtig ist: Deine private Steuer-ID ist nicht dasselbe wie deine Steuernummer. Die Steuer-ID bleibt dir dauerhaft persönlich zugeordnet. Die Steuernummer wird vom Finanzamt für steuerliche Vorgänge vergeben und kann sich ändern, zum Beispiel bei einer neuen Tätigkeit oder einem Wechsel des Finanzamts.
Was passiert nach dem Absenden?
Du füllst den Fragebogen in Mein ELSTER aus und sendest ihn elektronisch an dein zuständiges Finanzamt. ELSTER beschreibt den Ablauf so: online ausfüllen, elektronisch absenden, danach bearbeitet das Finanzamt den Vorgang und vergibt eine Steuernummer.
Danach kann Folgendes passieren:
- Du bekommst eine Steuernummer.
- Das Finanzamt stellt Rückfragen.
- Es werden Einkommensteuer-Vorauszahlungen festgesetzt.
- Du musst eventuell Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben.
- Du kannst deine Rechnungen steuerlich sauber erstellen.
Was ist beim Ausfüllen besonders wichtig?
Sehr wichtig ist die Tätigkeitsbeschreibung. Sie sollte klar und verständlich sein. Nicht einfach nur „Dienstleistung“ schreiben, sondern genauer beschreiben, was du machst.
Beispiele: Freiberufliche Dozententätigkeit im Bereich Logistik, Wirtschaft und kaufmännische Weiterbildung. Beratungs- und Schulungsdienstleistungen für Unternehmen. Online-Dienstleistungen im Bereich Coaching, Beratung und digitale Inhalte.
Auch die Schätzung von Umsatz und Gewinn ist wichtig.
Umsatz bedeutet: deine Einnahmen vor Abzug der Kosten.
Gewinn bedeutet: Einnahmen minus Betriebsausgaben.
Beispiel: Du hast 30.000 Euro Einnahmen und 8.000 Euro Betriebsausgaben. Dann beträgt dein Gewinn 22.000 Euro. Dann werden noch Freibeträge mit abgezogen sowie agB außergewöhnliche Belastungen und Sonderausgaben, und Beiträge zu KV, PV, RV und private Versicherungen im Rahmen der Sonderausgaben. Also ist das zvE ( zu versteuernde Einkommen) niedriger als der vorläufige steuerpflichtige Gewinn von 22.000 Euro.
Was ist wichtig, wenn ich mich selbstständig mache?
Bevor du gründest oder dich selbstständig machst, solltest du diese Punkte beachten:
- Tätigkeit klären
Bist du freiberuflich tätig oder betreibst du ein Gewerbe? - Finanzamt informieren
Die steuerliche Anmeldung erfolgt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. - ELSTER-Zugang einrichten
Der Fragebogen wird grundsätzlich elektronisch über Mein ELSTER übermittelt. Papier ist nur in besonderen Härtefällen möglich. - Umsatz und Gewinn realistisch schätzen
Nicht zu hoch, aber auch nicht unrealistisch niedrig ansetzen. - Kleinunternehmerregelung prüfen
Überlege, ob du Umsatzsteuer ausweisen möchtest oder nicht. Diese Entscheidung kann für deine Preise, Kunden und Vorsteuer wichtig sein. - Rücklagen bilden
Von Anfang an Geld für Einkommensteuer, Krankenversicherung, Rentenversicherung und mögliche Umsatzsteuer zurücklegen. - Buchhaltung sauber führen
Einnahmen, Ausgaben, Belege und Rechnungen müssen ordentlich dokumentiert werden. - Rechnungen korrekt schreiben
Dazu gehören Pflichtangaben wie Name, Anschrift, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Datum und je nach Fall Umsatzsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung/Kleinunternehmerregelung.