Was ist eine Rechnung? Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten? Wie ist eine Rechnung aufgebaut? Welche Angaben gehören zum Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger?
Was ist bei Rechnungsnummer, Datum und Leistungsbeschreibung wichtig?
Beispiel: Aufbau einer einfachen Rechnung
Häufige Fehler beim Schreiben einer Rechnung.
Ihre Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten:
•Vollständiger Name/vollständige Firmierung Ihres Unternehmens
•Vollständiger Name/vollständige Firmierung Ihres Kunden (Leistungsempfänger)
•Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID) Ihres Unternehmens
•Rechnungsdatum (= Tag der Erstellung)
•Rechnungsnummer
•Exakte Angabe der berechneten Artikel/Leistungen mit Mengenangabe
•Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum, sofern nicht identisch mit dem Rechnungsdatum (dann jedoch der Hinweis: Leistungszeitpunkt = Rechnungsdatum)
•Angabe der Einzelpreise, Summenpreise (im Fall mehrerer Artikel oder z. B. bei Arbeitsstunden), Netto-Gesamtbetrag, Steuerhinweis (angewandter Steuersatz) zu den Einzelpositionen, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag.
Achtung: Unterliegen einzelne Leistungen einem verminderten Steuersatz, ist dies kenntlich zu machen und der entsprechende Steuersatz sowie Steuerbetrag auszuweisen. Sind Artikel steuerbefreit ist auch dieser Hinweis für den jeweiligen Artikel notwendig.
•Angabe von Entgeldminderungen (z. B. Rabatt, Nachlass, Bonus, Skonto, etc.)
•Im Fall einer Werkslieferung oder Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück bzw. einer Immobilie muss ein Hinweis auf die bestehende Aufbewahrungspflicht enthalten sein.
Warum klare Rechnungen wichtig sind
Bedenken Sie, dass jede Unklarheit auf einer Rechnung zu unnötigen Rückfragen führen kann. Dadurch entsteht zusätzlicher Arbeitsaufwand – sowohl beim Rechnungsaussteller als auch beim Rechnungsempfänger.
Im besten Fall fragt der Kunde nach und die Unklarheit wird schnell geklärt. Im ungünstigen Fall wird die Rechnung zunächst zur Seite gelegt, weil noch Klärungsbedarf besteht. Im Arbeitsalltag kann eine solche Klärung jedoch leicht untergehen. Die Folge: Die Rechnung wird nicht rechtzeitig bezahlt, obwohl grundsätzlich Zahlungsbereitschaft besteht. Dadurch können unnötige Mahnschreiben entstehen und der Zahlungseingang verzögert sich.
Versetzen Sie sich deshalb immer in die Situation des Zahlungspflichtigen. Fragen Sie sich: Würde ich diese Rechnung verstehen, wenn ich der Kunde wäre? Sind Leistung, Betrag, Zahlungsziel und alle wichtigen Angaben eindeutig nachvollziehbar?
Halten wir fest: Eine vollständige, nachvollziehbare und den Vereinbarungen sowie den formellen Anforderungen entsprechende Rechnung ist bereits ein wichtiger Baustein in einem funktionierenden Abrechnungs- und Mahnsystem.
Hinweis für die Praxis
Prüfen Sie an dieser Stelle auch Ihre vor- und nachgelagerten Prozesse. Stellen Sie sich zum Beispiel folgende Fragen: Werden Auftragsformulare und Bestellformulare vollständig und korrekt ausgefüllt?
- Sind alle Angaben vorhanden, die später für die Rechnungsstellung wichtig sind?
- Können zusätzliche Angaben den Mahnprozess unterstützen, zum Beispiel das Geburtsdatum bei privaten Kunden?
- Gibt es weitere Kontaktmöglichkeiten, zum Beispiel eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, um Rückfragen schnell zu klären?
Je besser diese Angaben bereits vor der Rechnungsstellung erfasst werden, desto reibungsloser funktioniert später der gesamte Abrechnungs- und Mahnprozess.