Das Postgeheimnis wird durch spezifische und präzise Vorschriften zum Datenschutz im Postverkehr ergänzt. KEP-Dienstleister (Kurier-, Express- und Paketdienste) sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Vorgaben des Postgesetzes (PostG), der Postdienste-Datenschutzverordnung (PDSV), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten.
Der Schutz personenbezogener Daten im Rahmen des Postverkehrs geht über den Inhalt der Postsendungen und die Zustellungsumstände hinaus. Alle mit dem Postverkehr in Verbindung stehenden personenbezogenen Daten, wie beispielsweise Adressdaten, Entgeltdaten oder Auslieferungsdaten, sind ebenfalls geschützt. KEP-Dienste dürfen solche Daten nur erheben, verarbeiten und nutzen, soweit dies für die betriebliche Abwicklung der Postdienste erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere:
- Bestandsdaten: z. B. Name und Anschrift von Kunden oder Absendern
- Verkehrsdaten: z. B. Häufigkeit und Umfang der in Anspruch genommenen Postdienstleistungen
- Auslieferungsdaten: z. B. Daten, die den Nachweis einer ordnungsgemäßen Zustellung ermöglichen
- Entgeltdaten: z. B. Daten, die für die korrekte Berechnung und Abrechnung von Leistungsentgelten erforderlich sind
Das bedeutet, dass diese Daten ausschließlich dann verarbeitet werden dürfen, wenn es für die Durchführung der Postdienste notwendig ist – etwa für die Zustellung von Sendungen oder die Abrechnung von Gebühren. Daten über den Inhalt von Postsendungen dürfen hingegen nicht verarbeitet werden. Darüber hinaus ist das unbefugte Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten strikt untersagt.